مقدمات برگزاری جشنواره
مرحلهی مقدماتی:
از ابتدای سال 98 پس از وقفهی دوسالهی پیش آمده در برگزاری دور دوم جشنواره و با پیگیری و حمایت جناب آقای دکتر عسگری، ریاست دانشکدهی موسیقی و اساتید و اعضای هیئت علمی دانشکده و مطالبه و خواست دانشجویان، جلسهی شورای سیاستگذاری جشنواره با حضور مدیریت دانشکده و مدیران گروه دانشکده و معاونت وقت معاونت فرهنگی دانشگاه تشکیل و از میان داوطلبین ریاست جشنواره، پوریا رمضانیان دانشجوی کارشناسیارشد نوازندگی ساز جهانی به عنوان دبیر و آقایان محمدرضا تفضلی و بابک خضرائی و سرکار خانم ربهکا آشوقیان به عنوان مشاوران علمی دومین دورهی جشنواره انتخاب و معرفی گردیدند.
سپس با انتشار فراخوان در شبکههای اجتماعیِ مربوط به دانشکده موسیقی و دانشگاه هنر و نصب اعلان در محیط دانشکده نائبدبیران، دبیران بخشها و اعضای کادر جشنواره از میان نیروهای داوطلب انتخاب شده و جشنواره وارد فاز اجرائی خود شد.
مرحلهی اجرائی:
پس از تشکیل دبیرخانه و تببین مسئولیتها عوامل اجرائی جشنواره ضمن برگزاری جلسات مختلف و مشورت با اساتید و مشاوران جشنواره اقدام به برنامهریزی و فراهم آوردن مقدمات برای انتشار فراخوان جشنواره و تعیین رویدادهای مختلف در مدت زمان برگزاری جشنواره نمود.
یکی از چالشهای گروه در این مرحله عمل به تعهدات مربوط به برندگان دورهی اول جشنواره بود که به دالیلی در زمان خود محقق نشدند. کادر اجرائی جشنواره با علم به این موضوع و در راستای انجام تعهدات جشنواره اقدام به تقسیم رویدادهای جشنواره در دو قالب رویدادهای بهاره و پائیزه نمود. در همین راستا از آنجائی که برگزاری رویدادها و اجراهای جشنواره در سالن مناسب از دغدغههای اصلی کادر جشنواره بود رایزنیهای فراوانی با مراکز فرهنگی مختلف نظیر بنیاد ملی رودکی، انجمن موسیقی ایران، دفتر موسیقی معاونت فرهنگی وزارت ارشاد اسلامی، مرکز توسعه هنرهای معاصر و ... توسط دبیر و مدیر اجرائی این جشنواره صورت پذیرفت که در نهایت با واگذاری سالنهای رودکی و وحدت در تیر ماه و آذر ماه سال 98 به صورت حمایتی به جشنوارهی موسیقی صبا جهت برگزاری کنسرتها و بخش رقابتی گروهنوازی موسیقی ایرانی و گروهنوازی موسیقی جهانی و همچنین مراسم اختتامیهی جشنواره موافقتهائی به عمل آمد.